Jämsek Oy toimii Jämsän kaupungin sparraajana ja kumppanina työelämän kehittämiseen liittyvissä hankkeissa. Kehittämispäällikkö Anna-Liisa Juurinen toteutti 1.12.2017 – 28.2.2018 välisenä aikana yhteistyössä henkilöstösihteeri Leena Hietasen kanssa toimistopalveluselvityksen, jonka toimeenpano on käynnistymässä. Juurinen on nimetty toimistopalvelujen uudelleen organisoinnin projektiryhmän johtoon 1.4 – 31.10.2018 väliseksi ajaksi.

Tarve

Jämsän kaupungin toimistohenkilöstön eläköitymistahti on tiivis. Vuoden 2023 loppuun mennessä laskennalliseen eläkeikään tulee n. puolet toimistohenkilöstöstä. Samaan aikaan kiivaan eläköitymisen kanssa on tapahtumassa laaja-alainen yhteiskunnallinen murros, jossa maakuntahallintoa rakennetaan, kuntien rooli muuttuu ja digitalisaatio muuttaa toimistoissa tehtävää työtä. Muutospainetta kasvattaa Jämsän kaupungin taloudellinen tilanne.

Toimistopalvelujen uudelleen organisointi

Juurinen ja Hietanen ehdottivat selvitystyön pohjalta, että Jämsän kaupungin toimistopalvelut organisoidaan uudelleen kolmen toimistopalvelutiimin mallilla. Tiimeillä on yhteinen ohjausryhmä ja palveluprosesseista vastataan yhteisesti. Toimistopalvelutiimeissä tehtävä työ ei ole sidoksissa yhteen suorituspaikkaan vaan muuttuu luonteeltaan monipaikkatyöksi, jossa toimistotyötä tehdään vaihtuvissa työympäristöissä monenlaisille asiakkaille. Ehdotettu toimistopalvelujen tiimimalli toimii lähtökohtana jatkuvalle kehitystyölle, jossa siirrytään perinteisestä organisaatiosta kohti itseohjautuvaa tiimiorganisaatiota. Selvitys toimistopalvelujen uudelleen organisoimiseksi on ladattavissa tästä: TOPA_raportti_final.

Muutos 

Toimistopalvelujen uudelleen organisoiminen tiimimallilla tarkoittaa kolmea isoa muutosta:

1) Toimistotyön keskittäminen, jolla tarkoitetaan sitä, että toimistotyötä hoidetaan ja tilataan jatkossa keskitetystä tiimiorganisaatiosta. Muutos murtaa perinteiset esimies-alaissuhteet ja pakottaa ajattelemaan toimistotyöntekijöitä yhteisinä resursseina.

2) Perinteisen organisaation haastaminen, jolla tarkoitetaan sitä, että mallilla haastetaan ylhäältä alaspäin toimivan linjaorganisaation kulttuuri antamalla toimistopalvelutiimeille lupa ja velvollisuus ratkaista asioita itsenäisesti tiimeissä. Muodollista ratkaisuvaltaa käytetään niissä tilanteissa, kun se on välttämätöntä toiminnan laillisuuden kannalta.

3) Toimistotyö on palvelutoimintaa, jolla tarkoitetaan sitä, että kaikki toimistotyö ymmärretään jatkossa palvelutoiminnaksi, jolla on asiakas, tavoitteet ja mitattavat tulokset. Toimistotyötä tullaan jatkossa dokumentoimaan ja mittaamaan, mikä on sekä välttämätöntä jotta työjonot kulkevat, mutta myös tavoiteltavaa toimistotyön kehittämiseksi.

Tulosten raportoinnista

Toimistopalvelujen uudelleenorganisoinnista vastaa Juurisen johdolla projektiryhmä. Projektiryhmän tehtävänä on toimistopalvelujen uudelleen organisoinnin käytännön toimeenpanoon liittyvien tehtävien lisäksi mm. kehittää digitaalisia palveluja, ottaa käyttöön toimistopalvelujen tukiportaali ja hyödyntää erilaisia käytettävissä olevia muutostuen instrumentteja.  Projektin tuloksista raportoidaan hankkeen aikana ensisijaisesti henkilöstölle ja johdolle kaupungin sisäisissä viestintäkanavissa. Hankkeen lopullisista tuloksista ja mahdollisista vaikutuksista asiakaspalveluun tiedotetaan laajasti eri yhteyksissä.